COCO-LOでは全事業所合同で行う利用者様向けのイベントがあります。
正月明けの餅つき大会と夏の納涼祭、今年度からは文化祭も始まりました。
毎年イベントごとに縦割りチームの担当者が決められ、日常の仕事をしながらイベントに向けての準備と当日の運営が任されています。
今回は、イベントの裏側を少しご紹介しようと思います。
まさかの資料不足
ある年、私が餅つき大会の担当となり、このイベントに係わることになったのですが、まさかあんなことになるとは・・・・・・・。
最初の会議の時に前任者から「去年の資料はあるから簡単ですよ～」と言われていたので、そのつもりで臨んだわけです。
しかし、当日までの準備の資料はあるものの、当日以降の資料がない！という事態になっていました。予定はあるが、結果が残っていなかったのです。
もちろん今年の担当者だけではわかるはずもなく、前任者に聞きます。リーダーと副リーダーを捕まえ尋問が始まりましたが、なんせ1年前のことで記憶も曖昧（そりゃまあそうですよね）。
そこから「餅つき大会をつつがなく行うために」という戦いが始まりました。
状況把握・情報共有のための資料作成
まずは必要な部材のピックアップからです。これは前年度の資料を少し修正するだけでいけました。
当日の調理スケジュールも修正でいけるかな？と思っていたら、世間はまさかのノロウィルスの流行！！！！
いつもの調理法とは違い、湯通しの行程が必要とのことでイチから工程の組みなおしになります。
この辺でなんとなく予感がしてきました。「これはもしかしたら、資料全部イチから作り直したほうがいいんじゃないか？」
そういった現実から目をそらしながら、準備を進めていったわけですが自分自身の記憶の中で「昨年の餅つき大会、イベント終了から撤収にかかる時間と実際に帰れる時間が大幅に予定より遅れたこと」を思い出してしまいました。
ここらあたりで現実から目をそらすのを諦めた気がします。
今回のテーマとして『資料通りに動いていたらいつの間にかイベントが問題なく終わった』を自分の胸の中だけに掲げます。
前提として参加するスタッフも多い全体イベントですから、誰が何をするかをきちんと把握している人間が必要になります。
できれば複数。そのために資料をしっかりと作り共有します。
リスト化された事前準備
まずは前日の準備から誰が何をするかということをはっきりと決めておく必要がありました。
最初に決めたのは前日準備の時に「どこにおいてある備品を誰がどの車で運ぶか」ということでした。
できるだけ少ない台数で効率よく運ぶため車ごとに「実際に運ぶものの品名・個数」をリスト化し準備します。
このリストの存在が前日、当日の作業を円滑に進めることに大いに役立ちます。
当日のスケジュールや担当者などもできるだけ細かく設定して、不測の事態があっても対応できるように（実際はそれほどうまくいきませんでしたが）することができました。
餅の製作から始まりプログラムもそれほど問題なく進んでいきます（席が足りなかったりすることもありましたが）。
利用者の方にもおそらく楽しんでいただけているだろうと思います・・・・・きっと。
スムーズな後片付け
そして初の試みもいくつかありましたが、利用者様が続々と退場されて、いよいよ撤収のお時間です。
チーム分けとしては車に積む人、各事業所で車から荷物を下ろす人、会場の後片付けをする人に分かれます。
まずは「実際に運ぶものの品名・個数」のリストをもとにどんどん車に積み込んでいきます。
次に何を積めばいいのかがわかっているのでスムーズに進んでいきます。車が発進すると同時に各事業所で荷物を下ろす人たちが後に続きます。
会場の後片付けをするチームが作業終了するころには、各事業所に向かった車も荷下ろしを終え帰る準備ができたようでした。各自連絡を取り合いチームごとの解散になりました。
イベントを終えて
まだ後処理や写真の手配など、すべてが終わったわけではありませんでしたが当日を無事に終え思った以上に早い撤収ができたことでかなり「やり遂げた感」があったのを覚えています。
会場のカギ閉めを行い車に向かおうとしたその時に、外で放置されているレンタル品の杵と臼を見るまでは・・・・・・・。
頭の中に無数の？が溢れてきました。なぜこれがここに？？？？
まあ・・・・・いいか（笑）
今回の資料は結果もちゃんと残して来年の担当者が楽できるようにしましょう。
きちんと資料があっても難しいものは難しいってことで笑える程度の大変さで頑張ってもらいたいと思います。
・・・・・・1年後その資料とまたご対面するとは思わなかったですけどね（翌年私はまたしても餅つき大会のチームの一員になったのです）・・・・・・・・・・。
